Asociar movimiento a operación ya existente
El primer paso para asociar un movimiento descargado del banco de manera manual, es pulsar sobre el mismo.
Al pulsar, se habilitará a su derecha, un listado con las operaciones registradas en G360 ERP a las que podemos asociar los movimientos.
Por defecto, cuando pulsamos sobre un movimiento en el menú de la izquierda, nos actualizará de Operaciones filtrando por aquellas que contengan el mismo importe, buscaremos el que corresponda al movimiento seleccionado, y pulsaremos sobre “Asociar”:
Esta acción, actualizará ambos listados, y marcará el movimiento bancario como “Asociado”, desapareciendo visualmente del apartado izquierdo por defecto (donde para mostrar los Asociados, deberemos marcar el filtro).
De tal manera, conforme vamos asociando se irá limpiando el listado de movimientos, mostrando únicamente aquellos Pendientes de Asociar.
Aquellos movimientos que estén asociados con una operación, mostrará en la parte inferior de la etiqueta, el nombre de la operación asociada:
Creación de nueva Operación
Es normal que no podamos asociar todos los movimientos que provengan de la entidad bancaria a operaciones ya existentes, ya que no todos los movimientos bancarios los tendremos registrados previamente.
Para ello, G360 ERP permite realizar las principales operaciones directas que no tengamos previstas, mediante las siguientes 3 opciones:
- + Operación: utilizaremos esta opción para aquellas operaciones directas con terceros, como pueden ser comisiones o intereses bancarios, pago de impuestos, etc.
- + Traspaso: utilizaremos esta opción cuando la operación sea resultado de un movimiento entre cajas o cuentas dentro de nuestra misma organización.
- + Día Cargo: utilizaremos esta opción cuando la operación corresponda al cargo en cuenta de importe dispuesto a través de tarjeta de crédito.
+ Operación
Para aquellos casos en los que tengamos un movimiento bancario no previsto y por tanto, no registrado anteriormente en G360 ERP, usaremos la opción de “+ Operación”, la cual creará una nueva operación desde el movimiento bancario:
Nos abrirá la ventana de “Operación cobro/pago”, con la descripción, importe, fecha y cuenta bancaria obtenida desde el movimiento bancario, y podremos rellenar el resto de datos de interés, como puede ser subcuenta o ficha a la que asociar el movimiento, observaciones, adjuntar un archivo… etc.
Una vez hayamos finalizado, pulsaremos Guardar, y el movimiento quedará Asociado y la operación Conciliada.
+ Traspaso
Distinguiremos dos casos:
- Ingreso o Retirada de Efectivo a banco: en este caso, es un traspaso entre cuentas, donde el Origen o el Destino, será una Caja.
- Traspaso de cuenta a cuenta: tanto Origen como Destino, será una cuenta bancaria.
Si la operación que nos muestra el extracto bancario, es resultado de un traspaso entre cuentas dentro de la misma organización, utilizaremos la opción “+ Traspaso”.
Abrirá la ventana donde daremos de alta nuestro traspaso entre cuentas.
Si el movimiento del Extracto es negativo, colocará automáticamente la Entidad, la Cuenta y la fecha de salida en el apartado de “Origen de Traspaso”. En cambio, si fuese Positivo, se rellenarían el apartado “Destino del Traspaso”.
En la siguiente captura, al ser un movimiento negativo el que seleccionamos, rellenará los datos de “Origen del Traspaso”, y tendremos que introducir manualmente, los datos de “Destino del Traspaso”:
Una vez introducido los datos de la cuenta faltantes, pulsaremos sobre Grabar y se generarán los movimientos de traspaso asociados, en estado Pendiente de Conciliar:
A continuación, volveremos a nuestra pantalla de Conciliación Bancaria, pulsaremos sobre el extracto bancario correspondiente al traspaso, y podremos asociar a nuestra operación ya generada:
+ Día Cargo
Cuando el movimiento que nos aparezca en el extracto bancario corresponda al día de cargo de una tarjeta de crédito, usaremos la opción “+ Día cargo”:
Nos abrirá la pantalla de Día de Cargo tarjeta, trayendo automáticamente los datos de Fecha e Importe, y tendremos que cumplimentar el resto de datos (indicar la tarjeta a la que corresponde, el importe correspondiente a amortización o intereses y comisiones, relacionar las operaciones realizadas con la tarjeta a ese día de cargo…):
Descomposición Operación por no coincidir previsto con real
Otra operativa común en la conciliación bancaria, es el tener un movimiento que pertenece a una operación registrada en G360 ERP, pero que el importe no coincida exactamente, quedando un saldo restante. Por ejemplo, una factura que hayamos emitido a un Cliente, y que el Cliente nos haya ingresado de menos, dando como resultado un saldo pendiente por parte del cliente.
Para estos casos, usaremos la opción de “Descomponer” la operación original en dos partes, una que coincidirá con el movimiento bancario, y la otra que contendrá el saldo restante, y pulsaremos Aceptar:
Agrupación de operaciones
Otro caso que se nos puede dar, es que necesitemos asignar un mismo movimiento bancario, a varias operaciones registradas en G360 ERP previstas. Por ejemplo, cuando se emite una transferencia a un proveedor que contiene varias facturas pendientes de pago.
Para ello, tras seleccionar el movimiento bancario en el apartado izquierdo y ver que el importe no coincide con ninguno, actualizaremos el Listado de Operaciones, y marcaremos en “Si” aquellas que tienen relación con el movimiento.
A continuación, pulsaremos sobre “Asociar”, y nos abrirá la ventana de agrupación de operaciones en Multifactura, donde indicaremos una Descripción, y pulsaremos Grabar: