¿Qué es la tecnología ICR?
ICR, o Reconocimiento Inteligente de Caracteres, es la evolución del OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), la cual nos permite no sólo reconocer los caracteres escritos, sino extraer e interpretar la información contenida.
¿En qué nos puede ayudar la importación de Facturas utilizando la funcionalidad de G360 ICR?
G360 ICR permite la subida de Facturas de Proveedor, extrayendo directamente la información del documento original (el cual puede ser una foto, un documento PDF, una imagen...), e incorporándola a nuestro ERP en 3 sencillos pasos que explicamos en este mismo artículo (Subida - Validación - Tramitación).
Además, G360 ICR no sólo facilitará la introducción en G360 ERP de la Factura, sino que añadirá las siguientes utilidades en el proceso:
- Verificación de que la factura es completa y es coherente. Es decir, dispone de todos los datos necesarios a nivel fiscal, y sus importes y desgloses son coherentes con el total de la factura.
- Verificación de que los datos fiscales del emisor son correctos en base al Registro Mercantil.
- Relación directa con Albaranes registrados en G360 ERP.
G360 ICR pone a disposición del usuario de G360 ERP, 10 documentos de subida gratuitos para que el usuario pueda probar y decidir si desea incorporar esta funcionalidad.
Para comenzar a usar G360 ICR, deberemos activarla:
Activación G360 ICR
La primera vez que accedamos necesitaremos activar G360 ICR Factura. Para ello, acudiremos a Compras > Subir factura recibida:
En caso de ser la primera vez que accedamos, saltará la siguiente ventana, donde tendremos que configurar tres opciones básicas de funcionamiento (aunque posteriormente, podremos cambiar su configuración):
- Aplicar condiciones de pago de la ficha si viene vacío (orden 1): marcaremos esta opción para, en aquellos casos en los que la factura recibida no indique la forma de pago e instrumento, coja automáticamente la indicada en la Ficha de Proveedor registrada en G360 ERP.
- Aplicar condiciones de pago de la última factura si viene vacío (orden 2): marcaremos esta opción para, en aquellos casos en los que la factura recibida no indique la forma de pago e instrumento y a su vez no tenga nada indicado en la Ficha registrada en G360 ERP, coja la forma e instrumento de pago según las condiciones registradas en la última factura de proveedor (sólo aplicable si el proveedor tiene facturas registradas anteriormente).
- Agrupar el desglose de las facturas descargadas: marcaremos esta opción por defecto si no queremos trasladar todo el contenido de la factura a las líneas de desglose por defecto, sino agruparlas mostrando una línea por cada base imponible.
Una vez marcadas las opciones que deseemos, pulsaremos sobre “Activar prueba” y nos llevará a la ventana de subida de documentos, donde tendremos la posibilidad de subir hasta 10 documentos de manera gratuita:
Una vez activada, ya estaremos listos para incorporar facturas recibidas a G360 ERP en 3 sencillos pasos:
Paso 1: Subir documentos
Una vez la utilidad esté activa, para subir documentos simplemente tendremos que ir a Compras > Subir factura recibida, y seleccionar los archivos que deseemos subir, ya sea arrastrándolo o seleccionándolo mediante el Explorador de archivos.
Simulación seleccionando el archivo desde el explorador:
Accedemos a Compras > Subir factura recibida:
Pulsaremos sobre Seleccionar:
A continuación, buscaremos mediante el Explorador de Archivos, las facturas que deseemos subir (podremos seleccionar una o varias), y pulsaremos “Abrir”:
Veremos un resumen de todos los archivos que hayamos ido seleccionando, y una vez hayamos finalizado la selección, pulsaremos sobre “Enviar”:
Comienza ahora, el proceso de subida de documentos y procesado, en el cual G360 ERP se encargará de leer y extraer los datos mediante tecnología ICR. Dependiendo del volumen de datos facturas y su complejidad, este proceso podrá tardar unos minutos:
Una vez hayamos finalizado de subir los documentos, cerraremos la ventana de Subida de documentos, y nos abrirá la ventana de Importación de Facturas automáticamente, donde nos mostrará el resultado de la lectura para que podamos verificarlo antes de tramitar definitivamente:
Paso 2: Validación de Resultado descarga
Una vez realizado el procesamiento de Facturas, se abrirá automáticamente la pantalla de Importación de Facturas, para que podamos ver el resultado de la descarga antes de tramitarlas, completando o corrigiendo datos procedentes de la misma, en caso ser necesario.
En este listado, tendremos disponible la siguiente información en columnas:
- Estado: se mostrará en OK cuando todos los datos requeridos tengan coherencia. En cambio, se mostrará en Error cuando algún dato sea incoherente, o necesite completar información antes de traspasar a G360 ERP.
- Sel: columna que nos servirá para seleccionar los registros que deseemos tramitar o eliminar.
- Serie: nos mostrará la serie de facturas (en este caso, recibidas), a las que se asociarán.
- Proveedor: mostrará el nombre de la Ficha de Proveedor que haya detectado.
- Nº Factura proveedor: mostrará el número de factura del proveedor obtenido de la lectura.
- Fecha documento: mostrará la fecha de emisión de la factura indicada por el proveedor.
- Neto Factura: importe total sin impuestos incluidos de la factura.
- Total factura: importe total con impuestos incluidos de la factura.
- Pago: por defecto, siempre aparecerá como Pendiente.
- Vencimiento: indicará la fecha de vencimiento de la factura, la cual si no viene en el documento, se automatizará según las opciones configuradas en el Alta de integración.
- Instrumento: indicará el medio de pago al proveedor, el cual si no viene en el documento, se automatizará según las opciones configuradas en el Alta de integración.
- Errores descarga: en caso el documento no se haya podido procesar bien, aquí veremos los Errores de procesamiento que se necesitarán subsanar. Ejemplo de estos errores pueden ser que no venga CIF indicado en la factura, que el importe TOTAL no coincida con los importes de la BASE IMPONIBLE + IMPUESTOS, etc.
- Doc. Original: columna donde podremos abrir el documento PDF original del proveedor, pulsando sobre “Ver documento”.
- Albaranes: si en la lectura se detecta que tiene albaranes a los que debería asociarse el documento, podrán salir 2 estados:
- Revisar: mostrará este estado cuando se hayan detectado albaranes que NO se hayan podido enlazar automáticamente, ya sea porque no existan o porque no coincida el número registrado en G360 ERP con el leído en el documento.
- Ok: mostrará este estado cuando haya detectado albaranes en el documento, y SI se hayan enlazado automáticamente.
Detalle
Si necesitásemos acceder al contenido de la factura, ya sea para consultarlo o para modificarlo, haciendo doble clic sobre la línea que queramos abrir, nos desplegará a la derecha la ventana con su detalle:
Desde su Detalle, podremos modificar o añadir, datos de cabecera como pueden ser tipo de Factura (importante para aquellas empresas que estén en el SII), Régimen, Ficha asociada….
También podremos ver su desglose completo, o agrupado por tipos de IVA:
También podremos visualizar el archivo original de la factura, pulsando sobre “Ver documento”, en la columna Doc. Original:
Asignación de Albaranes
Si queremos asociar albaranes registrados en G360 ERP a la factura, o visualizar los que se han asignado automáticamente, pulsaremos sobre la columna “Albaranes”, y nos abrirá la ventana de asignación:
En las columnas tendremos la siguiente información:
- Nº Albarán proveedor: mostrará el valor leído en el documento mediante ICR.
- Nº Albarán: equivale al número y serie de registro interno de G360 ERP, vinculado con el Nº Albarán Proveedor leído.
- Fecha: de recepción del albarán registrado en G360 ERP.
- Total neto: correspondiente al importe del albarán registrado en G360 ERP.
Si quisiéramos asociar un nuevo albarán, haremos clic sobre Asignar albaranes, seleccionaremos el albarán que queramos vincular, y pulsaremos aceptar:
En cambio, si lo que queremos es eliminar una asignación, deberemos seleccionar la línea que queremos eliminar su vinculación, y pulsare sobre Eliminar asignación:
Aceptaremos el mensaje:
Veremos cómo se quedan las casillas vacías y sombreadas en rojo:
Eliminar una factura de la importación
Si queremos eliminar una factura subida en el proceso de importación, seleccionaremos la línea que queremos eliminar, pulsaremos sobre la tecla Suprimir del teclado y aceptaremos el mensaje:
Paso 3: Tramitación de Factura
El último paso para incorporar las facturas subidas a G360 ERP, será tramitarlas.
Es importante saber, que sólo se tramitarán las facturas que estén en estado OK.
Para tramitarlas, simplemente tendremos que seleccionar aquellas líneas que queremos tramitar, pulsar sobre “Tramitar facturas” y Aceptar:
Veremos como las facturas han quedado incorporadas a G360 ERP, con el archivo adjunto:
Y los albaranes relacionados (si procede):