Introducción
El estado BORRADOR de una factura, es un estado previo a la emisión de la factura definitiva, y está pensado para revisarla de manera interna por parte del usuario, antes de formalizarla y enviarla al cliente y a la Agencia Tributaria.
Las facturas que se encuentren en estado BORRADOR, tienen las siguientes características:
- No calcula ni serie ni numeración.
- Se registra con la fecha actual, y cuando se aprueba, se recalcula la fecha como fecha de Emisión.
- No genera operación financiera de cobro.
- No se tienen en cuenta a nivel fiscal y de impuestos.
- No genera asiento contable.
- No se comunica ni genera QR.
- Al realizar una visualización del documento, indica BORRADOR FACTURA en vez de Factura.
Al aprobar una factura en estado BORRADOR, es cuando G360 ERP registra la emisión de la factura, actualizando la fecha de Emisión, comunicando y generando el código QR, contabilizando y repercutiendo a nivel fiscal la factura.
Como hacer facturas en estado Borrador
Factura directa
Para grabar una factura en estado Borrador, bastará con seleccionar la opción “Grabar borrador” en la parte superior, en vez de la opción habitual de “Grabar” (la cual genera la factura definitiva, sin pasar por borrador):
Al marcar esta opción, veremos los siguientes cambios:
- El estado de la factura se marca como “BORRADOR”.
- El botón de “Grabar”, se convierte en “Aprobar”.
Al visualizar una factura BORRADOR, saldrá de la siguiente manera:
Para cambiar una factura de estado borrador a definitiva, simplemente deberemos marcar la opción “Aprobar”:
Desde Facturación automática de albaranes
Para generar las facturas en estado Borrador desde la facturación automática de albaranes, deberemos marcar la opción de “Estado Factura” en “Borrador”.
Si la marcamos como Aprobada, automáticamente se registrarán facturas definitivas.
Si se han generado en estado Borrador, en el Resumen de Facturación de automática veremos los borradores generados sin nº de Factura:
Desde esta misma pantalla, si vemos que el resumen está OK y queremos aprobarlas, podemos seleccionar la opción “Aprobar borradores”, situada en la parte superior de la ventana, y registrará las facturas de manera definitiva:
A tener en cuenta: mientras las facturas no estén aprobadas, desde la Facturación masiva de albaranes no se podrá ni imprimir ni enviar las facturas al cliente. Una vez aprobadas, se habilitará la opción:
Desde Facturación de contratos
Para generar las facturas en estado Borrador desde la utilidad de Facturación de Contratos, marcaremos la opción “Estado Factura” en “Borrador”:
Esta opción generará las facturas en estado borrador, y para aprobarlas deberemos acudir o bien abriendo la factura en sí, o bien desde el listado de Facturas.
Aprobar facturas borrador o eliminar en masivo (Listado de Facturas)
Desde el listado de Facturas, podremos tanto aprobar las facturas de manera masiva, como eliminar las facturas en estado borrador.
Para aprobar las facturas de manera masiva, deberemos seleccionar aquellas en estado Borrador que queremos Aprobar:
Importante: únicamente se activará el botón de “Aprobar”, si TODAS las facturas seleccionadas están en estado Borrador.
Para facilitar la selección, podemos usar el filtro de Estado, y marcar únicamente las que son Borrador:
Al pulsar sobre “Aprobar”, nos saltará un mensaje para que confirmemos si queremos definitivamente aprobar la selección, y en caso de darle a Si, cambiará el estado de Borrador a definitiva.
En cambio, si lo que queremos es eliminar una o varias facturas en estado Borrador, desde el mismo listado marcaremos las que queremos eliminar, y pulsaremos sobre “Acciones > Eliminar borradores”: