Gestión 360 permite configurar tantas series de numeración de documentos como deseemos, por cada tipo, tanto de venta como de compra.
Para su configuración, debemos acudir a Configuración > Datos Maestros > Compras, ventas y almacén > Series de Documentos.
Para gestionar las series, seleccionaremos el tipo de documento en la zona izquierda entre Clientes o Proveedores, y el documento (presupuestos, pedidos, albaranes o facturas). Al hacer clic, se mostrará en la columna central las series existentes para este tipo. Ahora, podremos o bien crear nuevas series pulsando "Nuevo", o modificar alguna existente haciendo doble clic sobre la misma.
Para configurar una serie, dispondremos de las siguientes opciones:
- Texto serie: indicaremos el texto de la serie.
- Separador: carácter de separación que se mostrará entre el texto de la serie y el número del documento.
- Posición: posición del carácter separador respecto al texto de la serie.
- Nº 1er documento: número inicial de la serie. En caso de estar vacío, será el 0.
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Dígitos: número de dígitos que queremos mostrar en el número del documento. Opciones:
- Auto: automático. Se mostrará el número sin formatear. Por ejemplo, la factura 5 de la serie "FV18", llevaría la numeración FV185.
- Nº Dígitos: si seleccionamos por ejemplo 4 dígitos, el número resultante del ejemplo anterior sería FV180005.
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Numeración: podremos definir una numeración automática o manual:
- Automática - Correlativa: al grabar un documento por primera vez o cambiar la serie, se calculará automáticamente el número de documento.
- Introducción del número manualmente: deberemos introducir a mano el número del documento.
- Serie predeterminada: marcar esta opción para que esta serie salga por defecto seleccionada en los documentos.
- Estado: podremos indicar si la serie está Activa para su uso, o Bloqueada.
- Centro de trabajo: si diferenciamos distintas series por centros de trabajo, aquí indicaremos a qué centro de trabajo pertenece la serie. Al seleccionar la serie de un documento, automáticamente se establecerá el centro de trabajo.
- Almacén: si diferenciamos distintas series por almacenes, aquí indicaremos a qué almacén pertenece la serie. Al seleccionar la serie en un documento, automáticamente se establecerá el almacén:
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Tipo de serie: opciones disponibles:
- Abono: serie de uso únicamente para abonos.
- Uds. negativas: (sólo se habilita si hemos seleccionado la opción "Abono"). En caso de marcar la serie como Uds. Negativas, cuando realicemos un documento, por defecto la casilla de unidades se marcará con el signo menos -
- Proforma: Sólo disponible en pedidos de cliente. Marcar para indicar que esta serie se usará como Pedido Proforma.
- Depósito: para indicar que los documentos de esta serie serán depósitos.
- Incidencia: (sólo disponible en pedidos a proveedores). Lo marcaremos para indicar que los documentos de esta serie corresponden a gestión de incidencias con proveedores.
- Sin empresa: en caso de tener varias empresas, esta opción permite que una misma serie esté visible para todas las empresas (disponible en todos los tipos de documentos salvo en facturas).
- Serie vinculada: enlace con la serie del siguiente documento en el proceso de venta o compra. Por ejemplo, si tenemos 2 series de pedidos: M18 y P18, y 2 series de albaranes: MA18 y PA18. Podemos enlazar la serie de pedidos M18 con la serie de albaranes MA18, y la P18 con PA18. Así, cuando generemos el albarán, automáticamente asociará la serie vinculada.
- Vigencia: Marcaremos esta opción para delimitar el periodo de vigencia de la serie.
- Acceso personal: podemos configurar los usuarios que tendrán acceso a la serie. Seleccionar la opción "Libre" para dar acceso a todos los usuarios, o la opción "Por usuario" para poder seleccionar desde el botón "Configuración" qué usuarios podrán aplicar esta serie.
- Observación documento: texto que queremos que se imprima automáticamente en lso documentos de esta serie, en el apartado Observaciones.
Por último, podremos eliminar una serie existente (siempre y cuando no haya sido usada en documentos), editando la serie y pulsando en Acciones > Borrar serie seleccionada.