Las series de documentos nos sirven para poder realizar una segmentación dentro de cada tipo de documento.
Según el tipo de documento, en algunas ocasiones será necesario tener distintas series para cumplir un requisito legal, y en otras ocasiones, será simplemente para una mejora organizativa y operativa dentro de la empresa.
Por ejemplo, en el caso de las Facturas que emitamos a clientes, legalmente hay que tener diferenciadas las facturas rectificativas de las normales. Sin embargo, en el caso de gestión de pedidos de cliente, podríamos tener una serie para cada canal de venta (por ejemplo, diferenciando en una serie los pedidos que provengan de tienda online, de los pedidos introducidos directamente por el dpto. comercial).
G360 ERP permite configurar tantas series de documentos como deseemos por cada tipo, tanto de venta como de compra, producción u obras.
Para su configuración, debemos acudir a Configuración > Datos Maestros > Compras, ventas y almacén > Series de Documentos.
Para gestionar las series, seleccionaremos el tipo de documento en la zona izquierda entre Clientes o Proveedores, y el documento (presupuestos, pedidos, albaranes o facturas), y se mostrarán en las columnas centrales las series existentes para este tipo.
Ahora, podremos o bien crear nuevas series pulsando "Nuevo", o modificar alguna existente haciendo doble clic sobre la misma.
Para configurar una serie, dispondremos de las siguientes opciones:
- Texto serie: indicaremos el texto de la serie que situaremos antes o después del separador.
- Separador: carácter de separación que se mostrará entre el texto de la serie y el número del documento.
- Posición: posición del carácter separador respecto al texto de la serie.
- Nº 1er documento: número inicial de la serie. En caso de estar vacío, será el 1.
- Dígitos: número de dígitos que queremos mostrar en el número del documento. Opciones:
- Auto: automático. Se mostrará el número sin formatear. Por ejemplo, la factura 5 de la serie "FV23", llevaría la numeración FV235.
- Nº Dígitos: si seleccionamos por ejemplo 4 dígitos, el número resultante del ejemplo anterior sería FV230005.
- Numeración: podremos definir una numeración automática o manual:
- Automática - Correlativa: al grabar un documento por primera vez o cambiar la serie, se calculará automáticamente el número de documento.
- Introducción del número manualmente: deberemos introducir a mano el número del documento.
Importante: en caso de que una serie esté marcada como Introducción del número manualmente, G360 ERP no realizará control alguno sobre el número, pudiendo incurrir en duplicidades, saltos e incoherencias provocadas por la introducción manual.
- Serie predeterminada: marcar esta opción para que esta serie salga por defecto seleccionada en los documentos.
- Estado: podremos indicar si la serie está Activa para su uso, o Bloqueada.
- Centro de trabajo: si diferenciamos distintas series por centros de trabajo, aquí indicaremos a qué centro de trabajo pertenece la serie. Al seleccionar la serie de un documento, automáticamente se establecerá el centro de trabajo.
- Serie vinculada: enlace con la serie del siguiente documento en el proceso de venta o compra.
Por ejemplo, si tenemos 2 series de pedidos: M23 y P23, y 2 series de albaranes: MA23 y PA23. Podemos enlazar la serie de pedidos M23 con la serie de albaranes MA23, y la P23 con PA23. Así, cuando generemos el albarán, automáticamente asociará la serie vinculada. - Vigencia: Marcaremos esta opción para delimitar el uso de la serie según periodo de vigencia.
- Acceso personal: podemos configurar los usuarios que tendrán acceso a la serie.
Por defecto, vendrá marcada la opción Libre (es decir, todos los usuarios podrán utilizarla). Si queremos restringir acceso a la serie por usuario, cambiaremos la opción a “Por usuario”, e introduciremos a través del botón “Configuración”, los usuarios que deben tener acceso a la serie.
Por último, podremos eliminar una serie existente (siempre y cuando no haya sido usada en documentos), editando la serie y pulsando en Acciones > Borrar serie seleccionada.