Para crear un nuevo presupuesto, acudiremos a la opción Ventas > +Presupuesto
Comenzaremos introduciendo los datos de cabecera de nuestro presupuesto, que serán los siguientes:
- Serie y número: escogeremos serie de presupuesto entre las dadas de alta en G360 ERP. Según la configuración de la serie, nos calculará el número automáticamente, o nos permitirá introducirlo de manera manual.
- Cliente: seleccionaremos la ficha de cliente al cual, queremos asociar el presupuesto. Si no queremos dar una ficha de cliente por cada presupuesto que se realice, podemos asignar el presupuesto a una ficha de Cliente marcada como Genérica, y en caso de que avancen las negociaciones, modificar posteriormente la ficha asignada al presupuesto, cuando ya esté dada de alta la ficha de cliente definitiva.
- Fecha: indicaremos la fecha en la cual, se realiza el presupuesto.
- Fin Validez: en caso queramos señalar una fecha límite de validez del ppto, introduciremos la fecha.
- Agente: servirá para indicar el usuario que introduce el presupuesto en G360 ERP.
- Comercial: servirá para indicar el responsable comercial del presupuesto. Si el cliente tiene un Comercial asignado en su ficha, se cargará automáticamente, no obstante, podrá modificarse el comercial directamente en el presupuesto.
- Datos de contacto (Contacto, Teléfono, E-mail): si dentro del la ficha de cliente, queremos asociar el contacto y sus datos para este presupuesto, podremos introducirlo directamente en el presupuesto, o seleccionarlo si ya lo tenemos dado de alta.
- Condiciones de Pago: introduciremos la forma o plazo de pago, y el medio o instrumento. Si queremos informar de los datos de la cuenta bancaria a la que tiene que realizar el pago, utilizaremos los puntos suspensivos que hay a continuación del Instrumento, para indicar la cuenta que queremos seleccionar:
A continuación, introduciremos la composición del Presupuesto. Para ello, nos fijaremos en la pestaña DESGLOSE:
Dentro del desglose, tendremos las siguientes columnas:
- Referencia: visualizaremos la Referencia del artículo o servicio introducido en el desglose.
- Descripción: en esta columna, veremos tanto el nombre o descripción principal del artículo seleccionado o introducido, como las observaciones o el detalle del trabajo a realizar.
- Unidades: nos mostrará la cantidad introducida por línea.
- Precio: indicará el precio unitario sin IVA ni descuento incluido.
- Dto: en caso hayamos indicado un porcentaje o € directo de descuento, lo mostrará en esta columna.
- Total: será el resultado de multiplicar las unidades por el precio, teniendo en cuenta el descuento en caso de tenerlo aplicado.
Para introducir una nueva línea, deberemos hacer doble clic sobre una línea en blanco, y abrirá la ventana de Introducción, donde indicaremos:
- Artículo: utilizaremos el primer campo para indicar código o referencia, y el segundo campo para indicar la descripción principal. Podremos introducir un artículo o servicio que tengamos dado de alta, o bien introducirlo directamente sin tenerlo que tener previamente registrado.
- Unidades: se introducirá la cantidad que corresponda a la línea del artículo.
- Precio: indicaremos el precio unitario sin impuestos incluidos.
- Dto: podremos indicar en la línea, tanto un descuento en porcentaje como un descuento directo de €.
- Observaciones: utilizaremos el campo de Observaciones, para cualquier ampliación que queramos hacer en la descripción de la línea, como pueden ser: condiciones del servicio o coberturas, detalle de los trabajos a realizar…
- % IVA: si el artículo está creado previamente en G360 ERP, mostrará el porcentaje de IVA aplicado, pero NO permitirá al usuario modificarlo. En cambio, si el artículo introducido no existe previamente, el usuario podrá indicar el porcentaje de impuesto que le corresponde de manera manual.
En caso de que necesitemos realizar cualquier Observación general sobre el presupuesto, iremos a la pestaña OBSERVACIONES, donde podremos introducir tanto Observaciones documento (utilizaremos este campo cuando queramos que salgan impresas en el documento del cliente), como Observaciones internas (estas observaciones sólo las podrá ver el usuario en pantalla).
Por último, en la pestaña DOCUMENTOS RELACIONADOS podremos visualizar todos aquellos documentos dentro de G360 ERP, que tienen relación con el presupuesto (pedido, albarán, factura…), así como su estado: